Automatisierte Workflows mit Zapier & Alternativen

Verbindungswerkzeuge koppeln Systeme, die nichts voneinander wissen. Ein Formular wird abgeschickt, daraufhin entsteht ein Eintrag im CRM, eine Aufgabe im Projektwerkzeug und eine Nachricht im Team-Chat. Ohne Programmierung, zusammengeklickt.

Der Nutzen ist groß und die Einstiegshürde niedrig. Beides zusammen führt zu dem typischen Zustand nach zwei Jahren: dreißig Abläufe, von denen niemand mehr weiß, was sie tun, und fünf davon laufen seit Monaten nicht mehr.

Wie ein Ablauf aufgebaut ist

1. Auslöser. Ein Ereignis in einem System: neue Zeile, neue E-Mail, abgeschicktes Formular, Zeitpunkt.
2. Filter. Eine Bedingung, die entscheidet, ob es weitergeht. Der wichtigste und am häufigsten weggelassene Schritt.
3. Umformung. Daten aufbereiten: Namen trennen, Datum formatieren, Text kürzen.
4. Aktionen. Was in den Zielsystemen passiert.
5. Fehlerbehandlung. Was geschieht, wenn ein Schritt scheitert. Ohne diesen Teil ist der Ablauf nicht fertig.

Die Anbieter im Vergleich

Merksatz: Prüfen Sie zuerst, ob Ihre vorhandenen Systeme den Ablauf schon selbst können. Jede zusätzliche Verbindung ist eine weitere Stelle, an der etwas stillschweigend ausfallen kann.

Kosten realistisch einschätzen

Die Abrechnung erfolgt fast überall nach ausgeführten Arbeitsschritten. Ein Ablauf mit fünf Schritten, der täglich zwanzigmal läuft, verbraucht monatlich rund dreitausend Einheiten. Zwei Hebel senken das deutlich:

• Früh filtern. Der Filter gehört unmittelbar hinter den Auslöser. Was danach herausfällt, kostet keine weiteren Schritte.
• Bündeln. Statt jede Zeile einzeln zu verarbeiten, einmal stündlich alle neuen Zeilen gemeinsam.

Abläufe, die nicht still ausfallen

1. Fehlerbenachrichtigung einrichten. Für jeden Ablauf, an eine Adresse, die gelesen wird. Ohne das merkt niemand einen Ausfall.
2. Sprechende Namen vergeben. „Formular Kontakt → CRM + Chat“ statt „Zap 14“. In einem Jahr ist das der Unterschied zwischen Pflege und Neubau.
3. Zweck dokumentieren. Ein Satz im Ablauf selbst: wozu er dient und wer ihn verantwortet.
4. Halbjährlich aufräumen. Alle Abläufe durchgehen, ungenutzte abschalten statt löschen, nach drei Monaten Stillstand entfernen.
5. Zugänge dokumentieren. Abläufe hängen an Konten. Wenn die Person geht, deren Konto verbunden war, brechen sie ab. Verwenden Sie geteilte Dienstkonten, keine persönlichen.

Sicherheitshinweis: Verbindungswerkzeuge haben weitreichenden Zugriff auf die angebundenen Systeme – oft mehr, als für den einzelnen Ablauf nötig wäre. Prüfen Sie die erteilten Berechtigungen, vergeben Sie wo möglich eingeschränkte Rechte, und leiten Sie keine personenbezogenen Daten durch einen Dienst, für den kein Verarbeitungsvertrag vorliegt.

Für Abläufe innerhalb des Marketings siehe Marketing-Automatisierung, für den E-Mail-Kanal E-Mail-Funnels. Die gemeinsame Datenbasis behandelt CRM-Systeme.