CRM-Systeme für Start-ups: Diese 5 lohnen sich

Ein CRM ist kein Adressbuch mit besserer Oberfläche. Sein Zweck ist, dass jede Person im Team ohne Rückfrage sieht, was mit einem Kontakt zuletzt passiert ist und was als Nächstes ansteht. Alles darüber hinaus ist Zugabe, die in einem jungen Unternehmen häufig mehr kostet, als sie einbringt.

Genau daran scheitern die meisten Einführungen. Ausgewählt wird nach Funktionsumfang, gescheitert wird an der Pflege. Ein System mit zwei gepflegten Feldern schlägt eines mit dreißig leeren.

Wann sich der Umstieg lohnt

Drei Anzeichen sprechen dafür, dass die Tabelle ausgedient hat:

• Zwei Personen arbeiten an denselben Kontakten. Spätestens dann entstehen widersprüchliche Stände.
• Vorgänge laufen über Wochen. Wenn zwischen erstem Kontakt und Abschluss mehrere Berührungspunkte liegen, geht ohne Verlauf etwas verloren.
• Jemand fragt nach Zahlen. Sobald die Frage „Wie viele offene Vorgänge haben wir?“ auftaucht und niemand sie in einer Minute beantworten kann.

Fünf Systeme im Überblick

Scopevisio

Deutscher Anbieter mit Schwerpunkt auf der Verbindung von Kundenverwaltung und Buchhaltung. Interessant für Unternehmen, die Angebote, Rechnungen und Kontakte nicht auf zwei Systeme verteilen wollen. Der Funktionsumfang geht deutlich über reines CRM hinaus, entsprechend ist die Einarbeitung länger. Serverstandort und Vertragsrecht in Deutschland sind ein Argument, wenn im Vertrieb personenbezogene Daten sensibler Art anfallen.

Salesforce

Der Marktführer, und für die meisten Start-ups die falsche Wahl. Das System kann fast alles, aber es setzt voraus, dass jemand es einrichtet und pflegt. Ohne diese Rolle im Team bleibt viel ungenutzt, während die Kosten voll anfallen. Sinnvoll wird es dort, wo der Vertrieb bereits mehrstufig arbeitet und Prozesse feststehen.

SugarCRM

Aus einem quelloffenen Projekt hervorgegangen, heute überwiegend kommerziell. Die Stärke liegt in der Anpassbarkeit ohne den Umfang der ganz großen Suiten. Wer eigene Felder und Abläufe braucht, aber keine Konzern-Infrastruktur, findet hier einen Mittelweg. Voraussetzung ist technisches Verständnis im Haus.

Sage

Kommt traditionell aus der kaufmännischen Software und denkt entsprechend vom Beleg her. Für Unternehmen mit Warenwirtschaft und wiederkehrender Abrechnung ist die Nähe zwischen Kundendaten und Rechnungswesen der eigentliche Gewinn. Als reines Vertriebswerkzeug ist es weniger beweglich als spezialisierte Systeme.

Zoho

Der preislich zugänglichste Einstieg der fünf, mit einer kostenlosen Stufe für sehr kleine Teams. Das CRM ist Teil eines großen Baukastens, was Fluch und Segen zugleich ist: Vieles lässt sich ergänzen, die Oberfläche wirkt dadurch stellenweise überladen. Für ein Team, das schnell starten und später entscheiden will, ist es ein pragmatischer Anfang.

Einführung ohne Bruchlandung

1. Mit drei Feldern starten. Kontakt, Status, nächster Schritt mit Datum. Mehr nicht. Alles Weitere kommt erst, wenn diese drei zuverlässig gepflegt werden.
2. Eine Person verantwortlich machen. Nicht für die Dateneingabe, sondern dafür, dass die Struktur stimmt und niemand eigene Nebenlisten führt.
3. Bestehende Daten filtern. Nicht alles importieren, was in Tabellen liegt. Karteileichen zu übernehmen bedeutet, sie dauerhaft mitzuschleppen.
4. Export prüfen, bevor Sie einziehen. Ein System, aus dem sich Kontakte und Verlauf nicht vollständig exportieren lassen, ist ein Risiko.

Die nützlichste Kennzahl der ersten Monate ist nicht der Umsatz im System, sondern der Anteil der Kontakte mit einem gesetzten nächsten Schritt. Fällt er unter die Hälfte, wird das System nicht benutzt, sondern nur befüllt.

Wenn Kontakte automatisch bewertet werden sollen, statt sie manuell zu sortieren, ist Lead Scoring der nächste Schritt. Für Teams, die CRM und Newsletter in einem System wollen, lohnt der Blick auf All-in-One-Plattformen und den direkten Vergleich HubSpot gegen ActiveCampaign.